Коммуникация между сотрудниками, работающими удаленно

При переходе команды на удаленную работу, компании необходимо иметь виртуальное пространство для коммуникаций. Эффективные коммуникации — основа успеха для бизнеса.

Независимо от того, проходит ли совещание, отчет о состоянии задачи руководителю, общение, среди прочих процессов, выходит на первый план.

Кто-то по привычке решит использовать мессенджер, установленный в смартфоне. Ведь проще простого создать чат и решать в нем все вопросы. Но в таком чате любое сообщение очень быстро утонет в лавине других. Там невозможно вести структурированные треды. Важно перейти на корпоративный мессенджер.

Мы в iTopica используем Slack.

Кроме выбора удобного инструмента для коммуникации, важно правильно выстроить сам процесс.

1. Установите правила для всей команды. Правила нужны, чтобы у всех было единое понимание. Например:

• отвечать на сообщение в мессенджере в течение 30 минут;
  
  
• быть онлайн в определенные периоды;
  
  
• в мессенджере решать только те вопросы, которые не требуют детальной проработки;
  
  
• если переписка затягивается, созвониться;
  
  
• все совещания проводить в формате видеоконференции.
  

Для совещаний мы пользуемся Zoom.

Обсуждение должно быть конструктивным. Этому способствуют следующие рекомендации:

• приходить на конференцию необходимо вовремя;
  
  
• если сотрудники находятся в разных часовых поясах, нужно определить удобную для всех;
  
  
• если сотрудник молчит, микрофон должен быть выключен;
  
  
• когда говорит один, остальные молчат.
  

2. Определите точное время виртуальных митингов.

В условиях удаленной работы важна синхронизация всех членов команды. Для этого проводите короткие утренние совещания, где каждый член команды докладывает, что делал вчера, что будет делать сегодня и какие проблемы у него есть. Обсуждение проблем проходит уже после планерки.

3. Собирайте фидбек от сотрудников.

Процесс работы и отношение сотрудников к ней меняется на удаленке. Так как коллеги не видят друг друга, непонятно, кто на сколько доволен и воодушевлен.

Руководителю желательно 1 раз в неделю в заранее оговоренное время созваниваться с каждым подчиненным и узнавать, как прошла неделя, каких результатов удалось добиться и какие есть проблемы. Если не выявлять мелкие недовольства на ранней стадии, они перерастут в большие проблемы.

4. Занимайтесь тимбилдингом.

Да-да, это можно делать и удаленно. Для поддержания командного духа можно:

• запустить какой-нибудь челлендж. Например, делиться снимками рабочих мест;
  
  
• устраивать не рабочие созвоны по вечерам и обсуждать все, что угодно;
  
  
• использовать геймификацию для большей вовлеченности.
  

Соблюдая наши рекомендации, ваша команда при переходе на удаленку не потеряет эффективности.

Также мы подготовили комплекс для постановки навыков постановки, принятия и контроля задач для компаний. Наше решение поможет перейти на удаленку без потерь эффективности и денег.