Инструкция по переводу сотрудников на удаленную работу

Текущие условия вынуждают всех нас отправиться на карантин и работать из дома. Но не все понимают, как организовать этот переход. Ведь все случилось так быстро, что никто не был готов к таким переменам.

Мы подготовил подробную инструкцию по переходу на удаленную работу и разбили ее на последовательность понятных шагов.

Решите, кому нужно будет остаться в офисе (если есть возможность), а кого переводить на удаленную работу.

Всех офисных сотрудников можно отправить домой. Перевести на удаленную работу сотрудников, выполняющих физическую работу, не получится.

Но для них можно предпринять следующие меры:

• Спланировать сменный график. Одновременно на рабочем месте должно быть минимальное количество людей. Пересменка также должна это учитывать.
  
  
• Оставить на рабочем месте одного сотрудника, ответственного за направление. При необходимости он сможет вызвать других сотрудников.
  
  
• Переделать рабочее пространство. Оставшиеся сотрудники должны находиться на расстоянии 2 метров друг от друга.
  
  
• Приобрести электронный термометр и антисептик.
  

Сотрудников, работающих на удаленке, нужно обеспечить оборудованием, средствами коммуникации, средствами работы с документами.

• Оборудование
  

Сотрудники, работающие удаленно, должны на чем-то работать. Проведите опрос, у кого дома есть все необходимое для комфортной работы, а кому нужна помощь. Если вы решили на время удаленной работы передать оборудование компании сотрудникам, будьте внимательны с учетом и порядком выноса техники.Желательно для рабочих нужд создать отдельные учетные записи на компьютерах сотрудников. Как вариант, можно организовать удаленный доступ к рабочим компьютерам

• Средства коммуникации
  

Каждый сотрудник должен иметь возможность связаться с любым другим сотрудником. Нужно иметь базу контактов, к который бы все имели доступ.

Если еще не пользуетесь корпоративным мессенджером, рекомендуем установить Slack. В нем можно подробно заполнить профили с указанием всех контактов.

Помимо переписок в мессенджере, это будут и звонки. Их можно совершать как в Slack, так и в Zoom или Skype.

• Средства работы с документами
  

Если у компании есть корпоративное хранилище, нужно обеспечить доступ к нему. Желательно по VPN. Подойдут Google Drive, Яндекс Диск.

Это один из самых важных пунктов. Мы уже писали об этом в других материалах. Ознакомьтесь ЗДЕСЬ и ЗДЕСЬ.

Объясните сотрудникам, что они не уходят в отпуск. Они продолжат работать, только в других условиях.

Установите обязательное время, в которое сотрудники должны быть доступны. Также определите время и формат для отчетов о проделанной работе. Обычно, это конец недели. Отчет можно написать в документе или записать на видео.

Будьте осознанным руководителем и выполняйте те же требования, которые предъявляете к сотрудникам.

Вы сами решаете, переводить ли сотрудников на дистанционную работу официально. Если переводите, то в документа нужно учесть:

• порядок взаимодействия между сотрудниками (мессенджер, почта);
  
  
• способы постановки задач и сроки выполнения;
  
  
• срок, на который вводится дистанционный режим работы.

В соответствии с законодательством переход на удаленную работу — не причина для снижения заработной платы, при условии, что сотрудник продолжит выполнять свою работу в полном объеме.

Также могут понадобиться такие меры как:

• объяснение сотрудникам правил информационной безопасности;
  
  
• общий регламент для видеоконференций (фон, внешний вид сотрудников);
  
  
• обучение сотрудников пользованию программами удаленного доступа.

Мы не знаем, как долго продлится карантин. Возможно, и после его окончания, кто-то решит оставить сотрудников на удаленке. Но, в любом случае, к переходу нужно хорошо подготовиться. Обеспечьте сотрудников всем необходимым, чтобы они работали максимально эффективно. И не забудьте поддерживать командный дух и позитивный настрой.